کیفیت اولین تماس چیست؟ + روش های بهبود FCR

کیفیت اولین تماس (First Call Resolution یا FCR) یکی از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) در خدمات مشتریان است که نقش بسیار مهمی در ارزیابی کارایی تیم پشتیبانی و رضایت مشتریان دارد. این مفهوم به معنای توانایی حل مشکلات مشتریان در اولین تماس آن‌ها با مرکز پشتیبانی است. کیفیت اولین تماس، نه تنها به افزایش رضایت مشتری کمک می‌کند، بلکه تأثیر مستقیمی بر کاهش هزینه‌ها و بهبود تجربه مشتری دارد.
در این مقاله، به بررسی این موضوع می‌پردازیم که کیفیت اولین تماس چیست؟، چرا مهم است و چگونه می‌توانید FCR را اندازه‌گیری و بهبود دهید.

کیفیت اولین تماس چیست؟

کیفیت اولین تماس (FCR) به معنای حل موفقیت‌آمیز مشکل یا درخواست مشتری در اولین تماس، بدون نیاز به تماس مجدد یا پیگیری‌های اضافی است. اگر مشتری پس از اولین تماس احساس کند که مشکلش به‌طور کامل حل شده یا پاسخ سوالش را دریافت کرده، این تماس به عنوان یک FCR موفق در نظر گرفته می‌شود.

برای مثال:

فرض کنید مشتری با یک شرکت تماس می‌گیرد تا درباره محصولی سوال کند یا یک مشکل را گزارش دهد. اگر تیم پشتیبانی بتواند در همان تماس به مشکل رسیدگی کند یا پاسخ کاملی ارائه دهد، این تماس به عنوان FCR ثبت می‌شود.

اگر میخواهید از مرکز تماس در کسب و کار خود استفاده کنید از  دوره مرکز تماس پرانتز استفاده کنید تا بتوانید به تخصصی ترین شکل از مرکز تماس بهره ببرید.  

اهمیت کیفیت اولین تماس

بهبود FCR می‌تواند تأثیرات مثبتی بر عملکرد سازمان و رضایت مشتری داشته باشد. در ادامه، دلایل اهمیت این شاخص را بررسی می‌کنیم:

1. افزایش رضایت مشتری

مشتریان تمایل دارند مشکلاتشان به‌سرعت و بدون پیچیدگی حل شود. وقتی مشکلی در اولین تماس رفع می‌شود، مشتری احساس ارزشمندی و رضایت بیشتری خواهد داشت.

2. کاهش هزینه‌های عملیاتی

هر تماس مجدد یا پیگیری اضافی، هزینه‌های بیشتری برای کسب‌وکار به همراه دارد. با بهبود کیفیت اولین تماس، می‌توانید این هزینه‌ها را به‌طور قابل‌توجهی کاهش دهید.

3. بهبود کارایی تیم پشتیبانی

FCR بالا به معنای بهره‌وری بیشتر تیم پشتیبانی است. زمانی که تیم شما بتواند مشکلات را در اولین تماس حل کند، زمان بیشتری برای رسیدگی به درخواست‌های جدید خواهد داشت.

4. افزایش وفاداری مشتریان

حل سریع مشکلات باعث ایجاد اعتماد و تقویت ارتباط با مشتریان می‌شود. این موضوع می‌تواند باعث افزایش وفاداری مشتریان شود.

5. تقویت تصویر برند

شرکت‌هایی که به سرعت و به‌طور مؤثر به مشتریان خود پاسخ می‌دهند، به‌عنوان برندهایی حرفه‌ای و قابل اعتماد شناخته می‌شوند.

روش اندازه گیری FCR

برای اینکه بتوانید کیفیت اولین تماس را بهبود بخشید، ابتدا باید آن را به‌درستی اندازه‌گیری کنید. در ادامه، روش‌های متداول برای محاسبه FCR آورده شده است:

فرمول محاسبه FCR

100*تعداد مشکلات حل شده در اولین تماس/کل تماس‌های دریافتی=FCR

برای مثال:

اگر تیم شما در یک ماه 1000 تماس دریافت کند و از این تعداد، 800 تماس در همان بار اول مشکل مشتری را حل کند، نرخ FCR به‌صورت زیر محاسبه می‌شود:

80%=100*800/1000=FCR

روش های جمع آوری داده برای FCR

• پرسش از مشتریان: پس از پایان تماس، از مشتریان بپرسید که آیا مشکلشان به‌طور کامل حل شده است یا خیر.
• تحلیل تماس‌ها: بررسی کنید که آیا مشتری مجدداً برای همان مشکل تماس گرفته است یا خیر.
• استفاده از نرم‌افزارهای CRM : نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری می‌توانند اطلاعاتی درباره تعداد تماس‌های لازم برای حل یک مشکل ارائه دهند.

عوامل موثر بر کیفیت اولین تماس

برای بهبود کیفیت اولین تماس، باید عوامل تأثیرگذار بر آن را شناسایی کنید. برخی از این عوامل عبارتند از:

آموزش تیم پشتیبانی

تیم پشتیبانی شما باید دانش کافی درباره محصولات، خدمات و فرآیندهای شرکت داشته باشد. همچنین مهارت‌های ارتباطی قوی و توانایی حل مشکل در این تیم بسیار مهم است.

دسترسی به اطلاعات

تیم پشتیبانی باید به اطلاعات دقیق و به‌روز دسترسی داشته باشد تا بتواند به سرعت به سوالات مشتریان پاسخ دهد.

ساده‌سازی فرآیندها

پیچیدگی فرآیندهای داخلی می‌تواند باعث تأخیر در حل مشکلات شود. ساده‌سازی این فرآیندها می‌تواند به بهبود FCR کمک کند.

فناوری و ابزارهای مناسب

استفاده از ابزارهای پیشرفته مانند سیستم‌های مدیریت تماس (Call Management) و نرم‌افزارهای CRM می‌تواند فرآیند حل مشکلات را تسهیل کند.

روش های بهبود کیفیت اولین تماس

برای افزایش کیفیت اولین تماس و بهبود FCR، می‌توانید از روش‌های زیر استفاده کنید:

1. آموزش مداوم تیم پشتیبانی

برگزاری دوره‌های آموزشی منظم برای تیم پشتیبانی به آن‌ها کمک می‌کند تا دانش خود را به‌روز نگه دارند و مهارت‌های ارتباطی و حل مشکل خود را تقویت کنند.

2. استفاده از سیستم‌های پیشرفته CRM

نرم‌افزارهای CRM به تیم پشتیبانی امکان می‌دهند که تاریخچه مشتریان، مشکلات قبلی و اطلاعات مرتبط را به‌سرعت مشاهده کنند. این اطلاعات به حل سریع‌تر مشکلات کمک می‌کند.

3. پیگیری بازخورد مشتریان

از مشتریان بازخورد بگیرید تا مشکلات موجود در فرآیند پشتیبانی را شناسایی کنید. این بازخوردها می‌توانند به بهبود عملکرد تیم پشتیبانی کمک کنند.

4. کاهش پیچیدگی فرآیندها

تیم پشتیبانی باید فرآیندهای ساده و روانی برای حل مشکلات مشتریان داشته باشد. کاهش پیچیدگی‌های داخلی می‌تواند FCR را افزایش دهد.

5. ارائه ابزارهای کمکی به مشتریان

گاهی اوقات، مشتریان می‌توانند با دریافت اطلاعات کافی از طریق صفحه سوالات متداول (FAQ)، ویدئوهای آموزشی یا چت‌بات‌ها، مشکلات خود را حل کنند. این موضوع باعث کاهش تعداد تماس‌های غیرضروری و افزایش کیفیت اولین تماس می‌شود.

6. ارزیابی عملکرد تیم پشتیبانی

به‌طور مداوم عملکرد تیم پشتیبانی را بررسی کنید و نقاط ضعف آن‌ها را شناسایی کنید. استفاده از داده‌ها و گزارش‌های عملکرد می‌تواند به بهبود FCR کمک کند.

برای آشنایی با مرکز تماس و انواع آن مقاله مرکز تماس چیست را مطالعه کنید.

چالش های بهبود کیفیت اولین تماس

اگرچه بهبود FCR مزایای بسیاری دارد، اما با چالش‌هایی نیز همراه است. برخی از این چالش‌ها عبارتند از:

• مشکلات پیچیده مشتریان: برخی از مشکلات مشتریان به دلیل پیچیدگی زیاد نمی‌توانند در اولین تماس حل شوند.
• نبود اطلاعات کافی: اگر تیم پشتیبانی به اطلاعات دقیق و جامع دسترسی نداشته باشد، ممکن است نتواند به‌سرعت به سوالات پاسخ دهد.
• نقص در فناوری: نبود ابزارها و فناوری‌های پیشرفته می‌تواند فرآیند حل مشکل را کند کند.

نتیجه‌گیری

کیفیت اولین تماس یا FCR یکی از مهم‌ترین شاخص‌هایی است که می‌تواند عملکرد تیم پشتیبانی و سطح رضایت مشتریان را اندازه‌گیری کند. بهبود این شاخص نه تنها به افزایش رضایت و وفاداری مشتریان منجر می‌شود، بلکه می‌تواند هزینه‌های عملیاتی را کاهش دهد و بهره‌وری تیم شما را افزایش دهد.
با استفاده از روش‌های معرفی‌شده مانند آموزش تیم پشتیبانی، بهره‌گیری از فناوری‌های پیشرفته و پیگیری بازخورد مشتریان، می‌توانید کیفیت اولین تماس را بهبود دهید و تجربه بهتری برای مشتریان خود ایجاد کنید. به خاطر داشته باشید که هر تماس، فرصتی برای ایجاد اعتماد و تقویت ارتباط با مشتریان است.