کسب و کار هوشمند چیست؟ راهنمای سیستم‌سازی و مدل SMART

در بازار پررقابت امروز، مدیریت یک شرکت بر اساس حدس و گمان، استعدادهای فردی یا فایل‌های پراکنده اکسل، یک ریسک بزرگ است. سازمان‌هایی که کارهایشان را سیستم‌سازی نکرده‌اند، هر روز با مشکلاتی مثل گم شدن اطلاعات مشتریان، طولانی شدن زمان فروش و افت کیفیت خدمات دست‌وپنجه نرم می‌کنند.

برای عبور از این بی‌نظمی، قدم اول این است که بدانیم کسب و کار هوشمند چیست و چطور مسیر سازمان ما را تغییر می‌دهد. هوشمندسازی به این معنی نیست که فقط چند نرم‌افزار گران‌قیمت بخریم؛ بلکه یک تغییر نگاهِ اساسی در نحوه هدف‌گذاری، جمع‌آوری اطلاعات و استفاده از آن‌ها برای تصمیم‌گیری درست است. در این مطلب، ساختار یک سازمان هوشمند را به زبان ساده بررسی کرده و نقشه راه اجرای آن را به شما نشان می‌دهیم.

کسب و کار هوشمند چیست؟

برای پاسخ به این سوال که کسب و کار هوشمند چیست، باید ببینیم سازمان چطور از منابع خود برای رسیدن به اهدافش استفاده می‌کند. کسب و کار هوشمند (Smart Business) شرکتی است که سیستم‌های منظمی دارد، اطلاعات بخش‌های مختلف را در یک جا جمع می‌کند و با کمک این داده‌ها، خطای انسانی را کم کرده و کارهای تکراری را به سیستم می‌سپارد.

در یک سازمان سنتی، بخش‌های فروش، پشتیبانی و بازاریابی جدا از هم کار می‌کنند. اگر کارشناسِ برترِ فروش از شرکت برود، تمام اطلاعات مشتریان هم با او می‌رود (سازمان متکی به فرد است). اما در یک کسب‌وکار هوشمند، همه چیز روی سیستم ثبت می‌شود و سازمان پیش‌بینی‌پذیر و واکنش‌سریع است (سازمان متکی به سیستم است).

برای تبدیل سازمان متکی به فرد به یک کسب و کار هوشمند، مطلب مشاوره کسب و کار چیست می‌تواند نقطه شروع مناسبی باشد.

۵ ویژگی مشترک در کسب‌وکارهای هوشمند

یک کسب‌وکار برای اینکه به معنای واقعی هوشمند عمل کند، باید در پنج بخش حیاتی، عملکردی داده‌محور و سیستماتیک داشته باشد. در جدول زیر این ۵ ویژگی را بررسی کرده‌ایم:

اگر میخواهید درمورد اصل بازاریابی بیشتر بدانید به شما پیشنهاد می کنیم مطلب اصول بازاریابی چیست را مطالعه کنید. ایجاد یک کسب و کار موفق و هوشمند می‌تواند چالش برانگیز باشد. خواسته ها، ضرب الاجل ها و مسیرهای زیادی وجود دارد که می‌تواند یک کسب و کار را تا مرز انقراض بکشاند. جزئیات بیشتر در مورد ویژگی‌های کسب و کارهای هوشمند موفق را در ادامه شناسایی کنید.

ویژگی شماره 1: ارائه راه‌حل واقعی

کسب و کار هوشمند موفق، راه حلی واقعی برای نیازهای فوری کاربر ارائه می دهند. قبل از شروع یک کسب و کار با یک راه حل فوق العاده، مطمئن شوید که بازار هدف به اندازه کافی نیاز به حمایت از اهداف درآمد و سود کسب و کار دارد. توصیه می کنیم یک تحلیل بازار انجام دهید و یک طرح تجاری بنویسید. سعی کنید نیازها را در سریع ترین زمان ممکن بدون سرمایه گذاری قابل توجه تعیین کنید. به یاد داشته باشید که راه حل نیاز به حل یک نیاز فوری دارد. چرخش از یک خدمات اولیه یا ارائه محصول به دیگری هنگام بررسی درآمد از یک نفوذ بازاریابی مشخص مهم است.

ویژگی شماره 2: استراتژی قیمت‌گذاری

پرداخت عادلانه برای یک محصول یا خدمات یکی از اولین قدم ها برای تبدیل شدن به یک کسب و کار هوشمند موفق است. یک استراتژی قیمت گذاری اصولی نه خیلی ارزان و نه بی دلیل گران است. برای مثال یک استراتژی این است که با توجیه ارزش اضافی که محصول یا خدمات رقبا ندارد، بالاترین قیمت را داشته باشید. در هر صورت، هر کسب و کاری به یک استراتژی جبران خسارت برای محصول یا خدمات خود نیاز دارد.

قبل از اینکه بتوانید تشخیص دهید چه رویکرد قیمت گذاری مناسب است، پیشنهادات رقبای را که قبلاً در بازار نفوذ کرده اند تجزیه و تحلیل کنید. ویژگی‌های استاندارد یا ارزش افزوده رایج مورد انتظار مصرف‌کنندگان است. قیمت گذاری بالاتر از رقبا بدون ارائه ویژگی های استاندارد اولیه مضر است و باید از آن اجتناب کرد.

ویژگی شماره ۳: انضباط مالی

توسعه و حفظ مالی برای موفقیت بلند مدت کسب و کارهای هوشمند بسیار مهم است. با داشتن بودجه و پاسخگویی در مورد مخارج، امور مالی را تحت کنترل داشته باشید. مدیریت پول مهم است زیرا در نهایت موفقیت یا شکست یک سازمان را تعیین می‌کند. شرکت های هوشمند موفق، سیاست مالی مناسبی دارند. کار با حرفه ای که می‌تواند به شناسایی هنجارهای صنعت برای درآمد، هزینه‌ها و مدیریت کمک کند، ارزش فوق العاده ای دارد. درضمن اگر می‌خواهید یک مهارت پولساز یاد بگیرید که علاوه بر رضایت شخصی، شما را از نظر اقتصادی بی نیاز کند، مطلب مهارت پول ساز را از دست ندهید.

ویژگی شماره ۴: مدیریت جریان نقدی

جریان نقدی خط حیاتی برای کسب و کار هوشمند موفق است. ایجاد جریان‌های درآمد قابل پیش ‌بینی به کسب ‌و کار این امکان را می‌دهد تا به آرامی اجرا شود، به طور مؤثر عمل کند و بر اساس آن برنامه‌ریزی کند. خروج نقدینگی به همان اندازه برای مشاغل مهم است. درک ماهیت چرخه‌ای جریان‌های نقدی ورودی و خروجی به یک تجارت هوشمند موفق، شفافیت می‌بخشد. مذاکره در مورد شرایط پرداخت به فروشندگان تنها یک راه برای مدیریت جریان نقدی و تبدیل شدن به یک تجارت هوشمند موفق است. بررسی یک بودجه به صورت ماهانه یا هفتگی امکان پیش بینی جریان نقدی در کسب و کار را فراهم می‌کند.

ویژگی شماره ۵: بازاریابی هدفمند

به حداکثر رساندن دید از طریق کانال‌های مناسب، بخشی از یک استراتژی بازاریابی مناسب است. با این حال، قبل از اینکه بازاریابی بتواند بسیار موثر باشد، بازار هدف و نیازهای آن‌ها را شناسایی کنید. در مطلب بازاریابی استراتژیک چیست، بیشتر با روش‌های تدوین بازاریابی آشنا شوید. سپس، یک پیشنهاد ارزشی ایجاد کنید که نیازهای آن‌ها را با ارائه محصول یا خدمات واضح برطرف کند. در نهایت تست کنید و اصلاح کنید. هیچ روش بازاریابی که در همه صنایع و مشاغل موفق باشد وجود ندارد.

کسب و کارهای هوشمند موفق، یک استراتژی بازاریابی با شفافیت مالی ایجاد کرده‌اند. در نهایت، آنها به راحتی می توانند اثربخشی بازاریابی را با ارزیابی بازده سرمایه گذاری در بازاریابی، کمی کنند. داشتن یک راه حل روشن ارائه شده، غرامت مورد انتظار، سیاست مالی، جریان نقدی قابل پیش بینی و شفافیت بازاریابی پایه و اساس کسب و کارهای هوشمند موفق هستند.

اگر به دنبال راه‌های موفقیت در کسب و کارتان هستید مقاله دایره طلایی سایمون سینک یکی از این راه‌ها را به شما نشان میدهد.

مدل SMART؛ چارچوبی برای هدف‌گذاری در کسب‌وکار هوشمند

یکی از پایه‌های اصلی هوشمندسازی، نحوه هدف‌گذاری است. شما نمی‌توانید صرفاً بگویید «می‌خواهم سود شرکت را بیشتر کنم». یک کسب‌وکار هوشمند، اهداف خود را بر اساس چارچوب SMART می‌چیند که شامل ۵ فاکتور زیر است:

• S (Specific) – مشخص بودن: هدف باید دقیق باشد. (مثال: می‌خواهم زمان پاسخگویی به شکایات مشتریان را به زیر ۱۰ دقیقه برسانم).
• M (Measurable) – قابل اندازه‌گیری: باید بتوانید پیشرفت کار را با عدد و رقم بسنجید.
• A (Achievable) – دست‌یافتنی: هدف باید با توجه به منابع و توانمندی‌های فعلی شرکت، واقع‌بینانه باشد.
• R (Relevant) – مرتبط: هدف باید با چشم‌انداز کلی و مأموریتِ اصلی سازمان هم‌راستا باشد.
• T (Time-bound) – زمان‌دار: برای رسیدن به هدف باید یک ضرب‌الاجل (Deadline) مشخص تعیین کنید.

بررسی اجزای سیستم‌سازی در سازمان

برای اینکه مدل بالا اجرایی شود، شرکت شما باید سه بخش اصلی را در سیستم‌سازی خود پیاده کند:

پایگاه داده متمرکز (یکپارچگی داده‌ها)

اطلاعات مربوط به خرید مشتری، تماس‌های پشتیبانی و فاکتورهای مالی نباید در سیستم‌های جداگانه یا فایل‌های اکسل باشند. همه این داده‌ها باید در یک نقطه واحد جمع شوند تا وقتی مشتری تماس می‌گیرد، کارشناس شما بتواند تمام سابقه او را در یک نگاه ببیند. این یکپارچگی داده‌ها جلوی دوباره‌کاری را می‌گیرد.

اتوماسیون فرآیندها

در یک شرکت هوشمند، نیروی انسانی نباید وقتش را صرف کارهای تکراری کند. کارهایی مثل ارسال پیامک تشکر بعد از خرید، یادآوری زمان پیگیری به کارشناس فروش، یا ارجاع دادن تیکتِ خرابی به بخش فنی، باید به صورت خودکار توسط سیستم انجام شود تا خطای انسانی به صفر برسد.

داشبوردهای تحلیلی برای پایش شاخص‌ها

کسب‌وکار هوشمند دارای داشبوردهایی است که وضعیت سلامت شرکت را در لحظه نشان می‌دهند. مدیر می‌تواند با یک نگاه متوجه شود که در این ماه چند درصد از تماس‌ها به فروش تبدیل شده‌اند یا چرا مشتریان ناراضی هستند.

تاثیر استقرار نرم افزار CRM در کسب و کار هوشمند

نمی‌توان درباره سازمان داده‌محور صحبت کرد اما نقش نرم افزار CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) را نادیده گرفت. CRM در واقع مغز متفکر کسب‌وکار شماست. این سیستم تمام تعاملات با مشتریان را ثبت کرده و بستری برای اجرای اتوماسیون‌ها و مدیریت جریان نقدی فراهم می‌کند.

البته خرید این نرم‌افزار کافی نیست؛ بلکه نصب و اجرای اصولی آن اهمیت دارد. مدیران و راهبران سیستم می‌توانند با شرکت در دوره crm آکادمی پرانتز، یاد بگیرند که چطور این نرم‌افزار را متناسب با نیاز شرکت خودشان تنظیم کنند تا CRM از یک دفترچه تلفن ساده، به یک ماشین پول‌سازی تبدیل شود.

توانمندسازی نیروی انسانی برای کسب و کار هوشمند

اینجا دقیقاً همان نقطه‌ای است که خیلی از شرکت‌ها در آن شکست می‌خورند. آن‌ها تصور می‌کنند تکنولوژی به تنهایی کارها را درست می‌کند. اما بهترین اطلاعات و داده‌ها اگر در دستِ کارشناسی باشد که مهارت ارتباطی ندارد، بی‌فایده است.

برای همگام شدن تیم با سیستم‌های جدید و جلوگیری از فرسایش شغلی، آموزش الزامی است:

• پرسنل پشتیبانی باید با گذراندن دوره مذاکره تلفنی یاد بگیرند که چطور اطلاعات سیستم را با لحنی حرفه‌ای به مشتری شاکی منتقل کنند تا تنش‌ها و استرس شغلی کنترل شود. اگر می‌خواهید بدانید استرس شغلی چیست پس به شما پیشنهاد می کنیم مقاله را مطالعه کنید.

• تیم‌های فروش نیز با استفاده از آموزش‌های دوره فروش تلفنی و یادگیری تکنیک‌های پیشرفته‌تر در دوره حرفه‌ای باش و حرفه‌ای بفروش، می‌توانند داده‌های استخراج شده از CRM را تحلیل کرده و با کشف نیاز دقیقِ مشتری، درآمد شرکت را افزایش دهند.

اگر می‌خواهید بدانید ارتباطات چه نقشی در سازمان شما دارد، مقاله انواع ارتباطات سازمانی را از دست ندهید.

ساختن یک کسب و کار هوشمند با طرح توسعه SMART

بعد از اینکه متوجه شدید کسب و کار هوشمند چیست، وقت آن است که با استفاده از این 6 مرحله کسب و کار SMART را ایجاد و اجرا کنید.

• مرحله 1: چشم انداز و ماموریت خود را مشخص کنید.
• مرحله 2: تجزیه و تحلیل SWOT را انجام دهید.
• مرحله 3: اهداف SMART را تعیین کنید.
• مرحله 4: استراتژی ها و تاکتیک ها را توسعه دهید.
• مرحله 5: تخصیص منابع و تعیین مسئولیت ها را انجام دهید.
• مرحله 6: عملکرد خود را نظارت و ارزیابی کنید.

اگر میخواهید به روز باشید باید بتوانید از هوش مصنوعی استفاده کنید. در مطلب کاربرد هوش مصنوعی در کسب و کار با این موضوع بیشتر آشنا شوید.

نمونه کسب و کار هوشمند

یک هدف هوشمند اساساً همان چیزی است که مخفف نام نشان می دهد. مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی و مرتبط و محدود به زمان است. فرآیند هدف هوشمند چارچوبی را فراهم می کند که در آن می توانید یک هدف بلند مدت ایجاد کنید. همچنین یک محدودیت زمانی برای شما فراهم می کند تا روی همان هدف کار کنید. با انجام این کسب‌وکار، به لطف بررسی‌های منظم، به‌روزرسانی‌ها و مسئولیت‌پذیری گروهی، 70 درصد در دستیابی به اهداف خود موفق‌تر هستند. در زیر چند مثال هدف هوشمند برای توسعه کسب و کار آورده شده است که به شما کمک می کند تا سیستم را بهتر بشناسید و کسب و کار خود را ارتقا دهید.

نمونه هایی از اهداف هوشمند برای تجارت

• “من می خواهم سود خود را افزایش دهم”
• “من می خواهم زمان پاسخگویی به شکایات مشتریان را بهبود بخشم”
• “من می خواهم حفظ کارکنان خود را بهبود بخشم”
• “من می خواهم در عملیات تجاری خود کارآمدتر باشم”
• “من می خواهم عملیات تجاری خود را توسعه دهم”

اگر میخواهید مشاور کسب و کار برای خودتان انتخاب کنید مقاله ویژگی های بهترین مشاور کسب و کار را مطالعه کنید.

نتیجه‌گیری

اینکه بدانیم کسب و کار هوشمند چیست، در واقع دعوتنامه‌ای است برای گذار از مدیریت بی‌نظم و سنتی، به سمت یک معماری منظم و داده‌محور. سازمانی که اهدافش را با مدل SMART تعیین می‌کند و کارهایش را سیستمی پیش می‌برد، نه تنها هزینه‌های اضافی‌اش کم می‌شود، بلکه پرسنل آن نیز با آرامش و بازدهی بیشتری کار می‌کنند مدیریت بحران در سازمان به‌خوبی انجام می‌شود.

چنانچه برای منظم کردن فرآیندهای فروش و پشتیبانی، استقرار نرم‌افزارها و استفاده از مشاوره کسب و کار برای سیستم‌سازی به یک مسیر شفاف نیاز دارید، همین حالا برای رزرو جلسه با آکادمی پرانتز اقدام کنید تا معماری کسب‌وکار شما را اصولی و استاندارد طراحی کنیم.

سوالات متداول 

۱. به زبان ساده کسب و کار هوشمند چیست؟

کسب‌وکار هوشمند (Smart Business)، شرکتی است که از منابع موجود، داده‌ها و نرم‌افزارهای یکپارچه استفاده می‌کند تا کارهای تکراری را خودکار کرده و تصمیمات مدیریتی را بر اساس آمار واقعی بگیرد، نه حدس و گمان.

۲. مدل SMART در کسب‌وکار هوشمند به چه معناست؟

SMART یک مدل هدف‌گذاری است که می‌گوید اهداف سازمان باید مشخص (Specific)، قابل اندازه‌گیری (Measurable)، دست‌یافتنی (Achievable)، مرتبط (Relevant) و زمان‌دار (Time-bound) باشند.

۳. ۵ ویژگی اصلی کسب‌وکارهای هوشمند کدامند؟

ارائه راه‌حل واقعی به بازار، داشتن استراتژی قیمت‌گذاری اصولی، انضباط مالی دقیق، مدیریت جریان نقدی (Cash flow) و بازاریابی هدفمند، ۵ ویژگی اصلی این سازمان‌ها هستند.

۴. اولین قدم برای تبدیل شدن به یک سازمان هوشمند چیست؟

اولین قدم، حذف فایل‌های پراکنده و یکپارچه کردن اطلاعات مشتریان و فرآیندهای کاری در یک نرم‌افزار مرکزی مانند CRM است.

۵. نرم افزار CRM چه نقشی در هوشمندسازی سازمان ایفا می‌کند؟

نرم‌افزار CRM هسته مرکزی سازمان است که اطلاعات تمام بخش‌ها را یکپارچه می‌کند، پیگیری‌ها را یادآوری کرده و گزارش‌های دقیقی برای تصمیم‌گیری مدیران فراهم می‌کند.