سیستم سازی چیست؟ چگونه با سیستم سازی کسب و کار رشد تصاعدی تجربه کنیم!
سیستم سازی چیست؟ چگونه با سیستم سازی کسب و کار رشد تصاعدی تجربه کنیم! کسب و کار‌ها برای رشد و پیشرفت به موارد مختلفی نیاز دارند. یکی از فعالیت‌هایی که می‌تواند به راحتی روند انجام کار‌ها را در کسب و کار شما ساده‌تر کرده و باعث رشد و پیشرفت آن شود، سیستم سازی است. در ادامه به بررسی این موضوع، مزایای آن و نحوه استفاده از آن در کسب و کار می‌پردازیم.
سیستم سازی کسب و کار چیست؟
به مجموعه فعالیت‌هایی که برای خودکارسازی کسب و کار صورت می‌گیرند، سیستم سازی گفته می‌شود. به این صورت می‌توان بدون دخالت و نظارت مدیر، کارهای مختلف را به خوبی و به صورت خودکار انجام داد. و این مستلزم آموزش سیستم سازی کسب و کار است که در واقع سیستم سازی کمک می‌کند تا وابستگی کسب و کار‌ها به مدیر کم و کمتر شود و زمانی که مدیر در مجموعه حضور ندارد نیز کار‌ها به خوبی و بر اساس اصول پیش روند.
در هر سیستم عناصر به هم پیوسته‌ای وجود دارد که باعث ایجاد خروجی مشخصی می‌شوند. اصول سیستم سازی کسب و کار نیز به عنوان یک سیستم شناخته می‌شود که در نهایت خروجی های مورد نظر را ایجاد می‌کند. هر کسب و کار به صورت مجموعه‌ای ازاسناد، ابزار و افراد است که در نهایت سودی را برای افراد درگیر در آن به همراه خواهد داشت.
اگر می خواهید در مورد هدف گذاری بیشتر بدانید به شما پیشنهاد می کنیم در دوره هدف گذاری شرکت کنید.
تعریف سیستم سازی به صورت علمی
زمانی که تمام اجزای سیستم برای کارکرد و ارائه نتیجه بهتر ساخته و بهینه‌سازی می‌شوند، سیستم سازی صورت گرفته است. در سیستم سازی از ابزار و تجهیزات به صورت حرفه‌ای استفاده می‌شود، از افراد به صورت کاملاً قوی و کارا استفاده می‌شود و اسنادی تهیه می‌شود تا بر اساس آن کسب و کار به خوبی پیش رود. بسیاری از فعالیت‌ها و کسب و کار‌ها در حالت عادی سیستم سازی شده‌اند.
در یک اداره افراد وظایف مشخصی دارند، ازتجهیزات مختلفی مانند تلفن، کامپیوتر و … استفاده می‌کنند و دستورالعمل‌های مشخصی برای انجام امور وجود دارد و کمک به توسعه کسب و کار می کند. هرچند ممکن است این دستورالعمل‌ها جایی نوشته نشده باشند، اما بر همین اساس است که کار‌ها پیش می‌روند. اما اگر تمام این موارد و سیستم بهینه‌سازی شود، عملکرد بهتری ارائه می‌شود.
بیشتر بخوانید: تبلیغات تنها راه برای فروش بیشتر نیست. برای آشنایی با چهار پی بازاریابی کلیک کنید .
معرفی مراحل سیستم سازی
معمولاً سیستم سازی کسب و کار های بزرگ یا سیستم سازی کسب و کارهای کوچک در چند گام اساسی انجام می‌شود. در ادامه با این مراحل به طور مفصل آشنا می‌شویم.
- بهینه سازی افراد
افراد نقش مهمی در هر کسب و کار دارند و بهینه‌سازی آن‌ها برای انجام درست و اصولی فعالیت‌ها مهم است. مهم‌ترین وکلیدی‌ترین قدم برای بهینه‌سازی افراد، استخدام افراد مناسب است. استخدام ممکن است پروسه‌ای وقت گیر باشد و بسیاریآن را به دید یک بحران نگاه کنند، اما باید به صورت اصولی و در کمترین زمان انجام شود. برای سیستم سازی درست باید وقت مناسبی برای استخدام افراد در نظر بگیرید. پس از استخدام باید وظایف هر فرد به درستی به او محول شود. در واقع واگذاری کار‌ها نیز اهمیت زیادی در سیستم سازی دارد.
کار‌ها را دسته‌بندی کرده و مناسب‌ترین افراد را برای انجام آن‌ها پیدا کنید. علاوه بر آن زمانی که با کار جدیدیروبرو می‌شوید، باید بتوانید فرد مناسب را برای انجام آن پیدا کنید. اگر فردی برای انجام این کار در سیستم خود ندارید، بایدبه فکر آموزش یکی از افراد برای انجام آن باشید. جابجایی کارکنان و حتی اخراج آن‌ها نیز باید در همین راستا انجام شود.
- افزایش انگیزه کارکنان
رفتار شما با کارکنان باید به صورتی باشد که در نبود شما نیز به خوبی کار کنند. برای این کار باید انگیزه آن‌ها را برای کارکردن افزایش دهید. هرم مازلو یکی از هرم‌های مهم و کاربردی برای افزایش انگیزه کارکنان است. باید به صورتی با آن‌هارفتار کنید که تنها انگیزه آن‌ها موارد مالی نباشد، زیرا قطعاً در نبود شما کار دچار مشکل می‌شود. باید سعی کنید افراد را به بالاترین سطح برسانید.
به این صورت احساس می‌کنند تسلط کامل بر کار داشته و فعالیت خود رامانند کسب و کار کوچکی می‌بینند که همواره برای موفقیت آن تلاش می‌کنند. فردی که به این جایگاه برسد احساس مثبتی نسبت به کار داشته و فکر می‌کند برای خودش کار می‌کند نه شما.
ابزار دیگری که به ما در توسعه کسب و کار کمک می کند را در مقاله تدوین استراتژی کسب و کار بخوانید.
برای آشنایی با بازاریابی چریکی مقاله بازاریابی چریکی چیست را مطالعه کنید.
- بهینه سازی ابزار و تجهیزات
یکی از موارد تأثیرگذار در سیستم سازی اصولی کسب و کار، استفاده از ابزار و تجهیزات مناسب است. با توجه به نوع کسب و کار ممکن است به ابزار‌های جدیدی نیاز داشته باشید و یا باید ابزار‌های موجود را بهینه کنید. به عنوان مثال می‌توانید سیستم تلفنی VOIP را راه‌اندازی کنید. از سامانه‌های هوشمند پیامکی استفاده کنید، سیستم های پاسخگویی خودکار ایمیل داشته باشید، فکس آنلاین و … همگی از مواردی هستند که می‌تواند در این زمینه مفید و مؤثر باشند.
ابن ابزار فرآیند‌های کاری را بسیار ساده‌تر و راحت‌تر می‌کنند. امروزه تنوع بالایی از ابزار‌ها و تجهیزات در دسترس هستند که می‌توانند بسیاری از فعالیت‌های خسته‌کننده و تکراری راخودکار کرده و کار را برای مدیران و کارکنان ساده‌تر کنند. ابتدا باید تمام بخش‌های کسب و کار را به دقت بررسی کرده وببینید به چه تجهیزاتی نیاز دارید. هر قسمتی که می‌تواند به کمک ابزار‌ها و تجهیزات راحت‌تر شود، باید از آن ابزاراستفاده کنید. هرگز در سیستم سازی اهمیت ابزار را نادیده نگیرید.
- بهینه سازی اسناد
می‌توان گفت مهم‌ترین ضعف کسب و کار‌ها در این بخش است. هر فعالیتی باید دستورالعمل مشخصی داشته باشد. به عنوان مثال هنگام صحبت با مشتری برای ارائه قیمت‌ها، تخفیف‌ها و … حالت‌های مختلفی پیش می‌آید که با پیش‌بینی آن‌هامی‌توانید دستورالعمل مناسب را تهیه کنید و مدیریت ارتباط با مشتری را دارا باشید.کسب و کاری که دستورالعمل‌ها تنها در ذهن کارکنان وجود دارد، با مشکلات مختلفی روبرو می‌شود. این مشکلات مخصوصا در روز‌هایی که مدیر یا کارمند موردنظر حضور نداشته باشد، بیشتر می‌شوند. دستورالعمل‌ها را می‌توان بهصورت منظم بهبود بخشید و بخش ارزشمندی از کار شما محسوب می‌شوند.
برای اشنایی با مدیریت ارتباط با مشتری و نرم افزار آن مقاله crm چیست را مطالعه کنید.
اصول سیستم سازی
سیستم سازی دارای اصول مشخصی است که باید آن‌ها را در نظر داشته باشید:
- قبل از هر کار باید هدف و برنامه مشخص در کسب و کار خود داشته باشید.
- برای سیستم سازی باید تفکر سیستمی داشته باشید، به این معنی که تمام اجزای فرایند به صورت منظم و هماهنگ در جهت رسیدن به هدف باشد.
- تمام فرآیند‌ها را با توجه به دستورالعمل‌ها انجام دهید. تمام فرایند‌های کوچک و بزرگ را به همراه ارتباط آن‌ها با یکدیگر مشخص کنید.
- حتماً به تیم‌سازی و ترویج مهارت‌های مختلف کار تیمی توجه داشته باشید.
- از ابزار‌های مناسب برای انجام وظایف و فرآیند‌های مختلف استفاده کنید.
سوالات متداول
1 – سیستم سازی کسب و کار چیست؟
به مجموعه فعالیت‌هایی که برای خودکارسازی کسب و کار صورت می‌گیرند، سیستم سازی گفته می‌شود. به این صورت می‌توان بدون دخالت و نظارت مدیر، کارهای مختلف را به خوبی و به صورت خودکار انجام داد. در واقع سیستم سازی کمک می‌کند تا وابستگی کسب و کار‌ها به مدیر کم و کمتر شود و زمانی که مدیر در مجموعه حضور ندارد نیز کار‌ها به خوبی و بر اساس اصول پیش روند.
2 – اصول سیستم سازی چیست ؟
سیستم سازی دارای اصول مشخصی است که قبل از هر کار باید هدف و برنامه مشخص در کسب و کار خود داشته باشید. باید تفکر سیستمی داشته باشید، به این معنی که تمام اجزای فرایند به صورت منظم و هماهنگ در جهت رسیدن به هدف باشد.تمام فرایند‌های کوچک و بزرگ را به همراه ارتباط آن‌ها با یکدیگر مشخص کنید. حتماً به تیم‌سازی توجه داشته باشید. از ابزار‌های مناسب برای انجام وظایف و فرآیند‌های مختلف استفاده کنید.
دیدگاهتان را بنویسید